• Abg. Agustín Ardizzone

Básico: La Certificación de Fotocopias

La certificación de copias, para ser más preciso diré certificación de reproducciones, consiste en la actuación profesional del escribano en virtud de la cual este da fe de la identidad de la copia o reproducción de un documento con su documento original. Sencillamente que la copia o reproducción es fiel a su respectivo original.


Sabemos que gracias al ordenamiento jurídico el escribano se encuentra facultado a emitir declaraciones de lo que percibe con sus sentidos y que estas declaraciones estén munidas de fe pública, significando esto que por ley se las presume ciertas. De esta manera un requirente (denominación técnica que recibe la persona que requiere la prestación de un servicio notarial) pude acercarle al notario un documento original con su copia o reproducción, el escribano los confrontará y de no encontrar discrepancias entre uno y el otro, procederá a certificar que la copia o reproducción son fieles al documento original.


Otra posibilidad existente y que se da con frecuencia, es que el escribano reciba el documento original y sea él quien se encarga de efectuar la o las copias, por ejemplo a través de la fotocopiadora de su oficina, y luego directamente expida la certificación sin efectuar mayor confronte dado que al haber sido él quien obtuvo las copias deviene en absurdo efectuar el control.


Siempre es conveniente consultar al escribano cual de las dos alternativas recién expuestas se va a utilizar para efectuar la certificación. En principio la segunda es la más práctica porque confrontar documentos fotocopiados puede ser una tarea engorrosa, especialmente para aquellos documentos extensos. Sin embargo, es común que los escribanos prefieran reservarse el uso de sus fotocopiadoras para tareas esencialmente internas de sus oficinas, y en este caso el requirente deberá procurarse por sus propios medios la fotocopia que pretende certificar.


La mencionada certificación se efectuará en una hoja especial de actuación notarial que se anexará al final de la copia o reproducción del documento. En dicha hoja constará la cantidad de hojas que posee la copia o reproducción, en qué consiste, la circunstancia de que el escribano tuvo el original a la vista, y por último el lugar y fecha de certificación.


La certificaciones de reproducciones por lo general son requeridas generalmente para efectuar trámites o acreditaciones en los cuales se arman legajos o carpetas administrativas y las personas debe acreditar determinadas circunstancias acompañando documentación que por su naturaleza no puede ser entregada en original (por ejemplo el DNI o el título académico). Esto se soluciona agregando al legajo o carpeta la certificación de reproducciones.


Para cerrar, quería aclarar que las certificaciones de reproducciones más comunes se dan como certificación de fotocopias, es decir la confrontación de la imagen de un documento original con la imagen de su copia; pero se dan casos donde no hay certificación de fotocopias sino de transcripciones. Por ejemplo, se puede certificar una transcripción literal de un documento en donde el escribano controla que la transcripción diga exactamente lo mismo que el documento original. Esta certificación, a diferencia de lo que sucede en la de fotocopias, solo abarca la identidad del texto de un documento con el otro, y no la identidad fotográfica del original y de la copia.

Por existir ambos tipos de certificaciones es que el nombre correcto es "certificación de reproducciones" siendo la certificación de fotocopias una especie dentro de la anterior.


Abog. Agustín Ardizzone