• Abg. Agustín Ardizzone

Básico: La Certificación de Firmas

La certificación de firmas o de impresiones digitales es la actuación profesional del escribano mediante la cual un documento determinado es firmado, o se le es estampada la impresión digital del interesado, en presencia del escribano; y luego este confecciona una certificación en donde deja constancia de: lugar, fecha, identidad del firmante o de quien estampo su huella dactilar, y contenido del documento.


Aclaración: Para evitar repeticiones estériles, cuando en este artículo me refiera a certificación de firmas debe interpretarse que lo mismo aplica a la certificación de impresiones digitales.


El fin de la certificación de firmas hacer constar con fuerza de fe pública las circunstancias relativas al documento firmado como ser el lugar y fecha de firma, identidad del firmante, y las características del documento del que se trate.


La razón práctica de certificar firmas es que de esta manera se dificulta notablemente la posibilidad de que en el futuro alguno de los firmantes rechace su firma o alegue la falsedad de la fecha o lugar de suscripción. Para un mejor entendimiento, hay que partir del hecho de que en un instrumento privado convencional, cualquiera de sus intervinientes puede desconocer su firma y para demostrarlo puede valerse de cualquier medio de prueba. En cambio, ante un documento que posee la certificación notarial de las firmas que en él están insertas, la simple prueba en contrario no alcanzaría, debiendo el interesado iniciar un proceso judicial de redargución de falsedad, con los costos, demoras y demás implicancias normales de un juicio.

Además, en tanto el citado juicio de redargución de falsedad no se concluya favorablemente para quien rechace su firma, se presumirá que el documento se encuentra efectivamente firmado esa persona. Es decir que por la certificación de firmas se tiene por probado quien ha firmado el documento hasta que no haya una sentencia judicial firme que diga lo contrario.



¿Cómo es el proceso de certificación de firmas ?


Es sencillo y no presenta grandes dificultades, podría dividirse en las siguientes etapas:


1. Se presenta ante el escribano el documento en el cual se necesita certificar las firmas.

NO DEBE LLEVARSE YA FIRMADO, SINO QUE DEBE FIRMARSE FRENTE AL ESCRIBANO.


2. El escribano efectúa un examen de legalidad del documento, controlando que no presente rastros de ilicitud, inmoralidad o que atente contra las buenas costumbres.


3. Si del documento no se desprende observación alguna, el escribano procederá a identificar a quienes van a firmar mediante la petición de los respectivos documentos de identidad. Se podrá omitir la entrega de los documentos para quienes sean personas de conocimiento del escribano, pero para todos los demás ES REQUISITO INDISPENSABLE QUE PRESENTEN SUS RESPECTIVOS DOCUMENTOS DE IDENTIDAD EN ORIGINALES.

Asimismo el escribano solicitará de quienes actúen en representación de terceros (apoderados, representantes de sociedades, padres en representación de sus hijos, etc) que presenten la documentación que acredite la representación que invocan y las facultades para firmar ese documento determinado. La documentación que se deberá presentar dependerá del caso, pero a modo ilustrativos comento algunos:

a) Apoderados: Testimonio de la escritura en la cual le fue otorgado el poder que pretende utilizar.

b) Representantes de sociedades: Contrato constitutivo conjuntamente con todas sus modificaciones; y los libros sociales de los cuales surja la distribución de los cargos del órgano de administración y la autorización para firmar el documento.

c) Padres en representación de hijos menores: Deben acreditar encontrarse en ejercicio de la responsabilidad parental con la exhibición de la partida de nacimiento actualizada del menor

Toda la documentación debe ser presentada en original.


4. Una vez que los firmantes se encuentran debidamente identificados por el escribano, y, de corresponder, la documentación arriba solicitada se encuentra debidamente controlada; el escribano procederá a redactar el acta de la certificación de firmas en el respectivo "Libro de Requerimientos" en donde asentará el lugar, la fecha, los datos personales de quienes firmarán, el medio a través del cual identificó a los firmantes, las características del documento que será firmado y el número del folio de actuación notarial que contendrá la certificación y será anexado al documento una vez se halle firmado.


5. Completada el acta en el "Libro de Requerimientos", los interesados procederán a firmar frente al escribano tanto el citado libro como el documento que motiva la certificación.


6. Habiendo firmado todos los interesados el libro y el documento, el escribano procederá a confeccionar la certificación de firmas en la hoja especial cuyo número se encuentra consignado en el "Libro de Requerimientos". Una vez redacta la certificación, esta será impresa y firmada por el escribano para luego ser anexada al documento y así entregada a los interesados.




Recomendaciones Finales:


  • No llevar el documento firmado con anterioridad, la esencia de la certificación es que el escribano pueda ver al interesado firmando.

  • Siempre llevar el documento de identidad en original.

  • En caso de representantes siempre llevar la documentación respaldatoria en original. Ante la duda siempre consultar al escribano si la documentación de la que se dispone es suficiente o si falta algún otro elemento.

  • Si el documento en el cual se debe certificar las firmas va a utilizarse o presentarse en otra Provincia o en CABA, debe consultarse al escribano por la legalización pertinente.


Abog. Agustín Ardizzone